Privacyverklaring

Laatst gewijzigd: 25 maart 2026

Osteopraktijk Amsterdam hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, en wat uw rechten zijn. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle patiënten van Osteopraktijk Amsterdam.

1. Wie zijn wij?

Verwerkingsverantwoordelijke: Osteopraktijk – Roelof Wielinga, Schellingwouderdijk 227, 1023 NE te Amsterdam. Telefoon: +31 020 77 99 178 E-mail: wielinga@osteopraktijk.nl Website: www.osteopraktijk.nl KvK-nummer: 34382969 Osteopraktijk Amsterdam is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Contactgegevens

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres

2.2 Medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Anamnese (medische voorgeschiedenis) Klachten en diagnose Behandelplan en behandeldoelen Bevindingen bij lichamelijk onderzoek Notities over behandelingen Voortgang en resultaten van behandelingen Medicijngebruik Verwijzingen naar andere zorgverleners Contra-indicaties

2.3 Financiële gegevens

Verzekeringsgegevens (zorgverzekeraar, polisnummer) Declaratie- en betalingsgegevens Bankgegevens (indien automatische incasso)

2.4 Overige gegevens

Foto’s (alleen met expliciete toestemming voor behandeldoeleinden) Correspondentie (e-mails, berichten) Afspraakgeschiedenis No-show registratie

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering behandelingsovereenkomst

• Het verlenen van osteopathische zorg
• Het voeren van een patiëntendossier (wettelijk verplicht)
• Afspraakbeheer en planning
• Communicatie over uw behandeling
• Continuïteit van zorg waarborgen
• 3.2 Administratieve en financiële doeleinden

Facturatie en declaratie bij zorgverzekeraars Betalingsverwerking Boekhouding Debiteuren- en crediteurenbeheer

3.3 Wettelijke verplichtingen

Dossierplicht conform WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst) Bewaartermijnen conform wetgeving Meldingen aan IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) bij calamiteiten Voldoen aan verzoeken van toezichthouders

3.4 Kwaliteit en veiligheid

Kwaliteitsbewaking en -verbetering van zorg Incident- en calamiteitenregistratie Interne audits en kwaliteitsregistraties

3.5 Communicatie

Beantwoorden van vragen Afspraakherinneringen (SMS, e-mail, WhatsApp – alleen met toestemming) Praktijkinformatie (wijziging openingstijden, vakantie)

4. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

4.1 Uitvoering van de behandelingsovereenkomst

De verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst tussen u en Osteopraktijk Amsterdam (artikel 6 lid 1 sub b AVG en artikel 9 lid 2 sub h AVG).

4.2 Wettelijke verplichting

De WGBO verplicht ons een patiëntendossier bij te houden en dit gedurende minimaal 20 jaar te bewaren (artikel 6 lid 1 sub c AVG en artikel 9 lid 2 sub h AVG).

4.3 Gerechtvaardigd belang

Voor bepaalde verwerkingen, zoals het verzenden van praktijkinformatie aan bestaande patiënten, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

4.4 Toestemming

Voor het versturen van afspraakherinneringen via WhatsApp of SMS vragen wij uw expliciete toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

5.1 Patiëntendossier

Bewaartermijn: Minimaal 20 jaar na de laatste behandeling Dit is conform de WGBO (artikel 7:454 BW). Voor minderjarigen geldt: minimaal tot 20 jaar na het bereiken van de meerderjarigheid. Bevat: Medische gegevens Anamnese Behandelnotities Correspondentie met betrekking tot behandeling

5.2 Financiële administratie

Bewaartermijn: 7 jaar na afloop van het boekjaar Dit is conform de Wet Bewaarplicht Boekbescheiden. Bevat: Facturen Betalingsgegevens Declaraties

5.3 Afspraakherinneringen en communicatie

Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar na laatste contact Bevat: E-mailcorrespondentie SMS/WhatsApp berichten Telefonische notities

5.4 Website

contactformulieren Bewaartermijn: Maximaal 1 jaar na afhandeling Bevat: Naam, e-mail, bericht via contactformulier Wordt verwijderd na afhandeling of na 1 jaar indien geen vervolg

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandeling, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw expliciete toestemming. 6.1 Zorgverzekeraars Voor declaratie en vergoeding delen wij noodzakelijke gegevens met uw zorgverzekeraar: NAW-gegevens Polisnummer Behandeldata en declaratiecodes AGB-code behandelaar

6.2 Andere zorgverleners

Alleen met uw expliciete toestemming delen wij medische informatie met: Huisarts Specialist Fysiotherapeut Andere zorgverleners betrokken bij uw behandeling Dit gebeurt via een verwijsbrief of behandelrapport waarvoor wij uw toestemming vragen.

6.3 Verwerkers (zie sectie 7 voor details)

Wij maken gebruik van gespecialiseerde dienstverleners (verwerkers) die namens ons persoonsgegevens verwerken: Crossuite – Patiëntendossier en agendasysteem Google – E-mail (Google Workspace) Hosting provider – Website hosting Boekhoudkantoor (indien van toepassing) Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin strikte afspraken zijn gemaakt over de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

6.4 Wettelijke verplichting

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij verplicht zijn gegevens te verstrekken aan: IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) Politie/justitie (bij gerechtelijk bevel) College van Toezicht Osteopathie (bij tuchtklacht)

6.5 Geen verkoop of commercieel gebruik

Wij verkopen uw gegevens NOOIT aan derden en gebruiken deze niet voor commerciële doeleinden buiten onze zorgverlening.

7. Gebruik van Crossuite (patiëntendossier systeem)

Voor het beheer van patiëntendossiers en onze agenda maken wij gebruik van Crossuite, een gespecialiseerd softwaresysteem voor zorgprofessionals.

7.1 Wat is Crossuite?

Crossuite is een cloud-based praktijkmanagementsysteem waarin wij de volgende gegevens verwerken: Patiëntendossiers (medische gegevens) Afsprakenagenda Declaraties Communicatie met patiënten

7.2 Leverancier en locatie

Leverancier: Crossuite BV Website: www.crossuite.com Servers: Crossuite gebruikt servers binnen de Europese Unie (EU)

7.3 Verwerkersovereenkomst

Wij hebben met Crossuite een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG. Deze overeenkomst bevat strikte afspraken over: Beveiliging van persoonsgegevens Vertrouwelijkheid Bewaartermijnen Rechten van betrokkenen Datalekken procedures Audits en controles

7.4 Beveiliging door Crossuite

Crossuite treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: Encryptie: Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden (SSL/TLS) Toegangsbeveiliging: Tweefactorauthenticatie (2FA) mogelijk Back-ups: Automatische dagelijkse back-ups ISO-certificering: Crossuite is ISO 27001 gecertificeerd NEN 7510: Voldoet aan NEN 7510 norm voor informatiebeveiliging in de zorg Logging: Alle toegang tot patiëntendossiers wordt gelogd

7.5 Toegang tot uw gegevens in Crossuite

Alleen geautoriseerd personeel van Osteopraktijk Amsterdam heeft toegang tot uw dossier: Uw behandelend osteopaat Receptie (alleen agenda en contactgegevens) Eigenaar/praktijkhouder (voor continuïteit van zorg) Crossuite medewerkers hebben geen inhoudelijke toegang tot uw medische gegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor technische ondersteuning (alleen met uw toestemming of in geval van nood).

7.6 Uw rechten bij gebruik Crossuite

U kunt te allen tijde gebruik maken van uw rechten (zie sectie 9): Inzage in uw dossier Correctie van gegevens Kopie van uw gegevens (export mogelijk uit Crossuite)

7.7 Data-export bij beëindiging

Indien wij stoppen met het gebruik van Crossuite of de behandelingsrelatie eindigt, kunnen wij uw gegevens exporteren en overdragen aan een nieuw systeem of aan uzelf (op verzoek).

7.8 Meer informatie over Crossuite

Voor meer informatie over hoe Crossuite met persoonsgegevens omgaat, zie: Privacyverklaring Crossuite: https://www.crossuite.com/privacy

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

8.1 Technische maatregelen

Versleutelde verbindingen: Website en Crossuite zijn beveiligd met SSL/TLS certificaten Sterke wachtwoorden: Wachtwoordbeleid met minimale eisen Tweefactorauthenticatie (2FA): Voor toegang tot Crossuite Firewall: Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang Anti-virus software: Op alle systemen Automatische updates: Software wordt up-to-date gehouden Back-ups: Dagelijkse automatische back-ups met encryptie

8.2 Organisatorische maatregelen

Toegangsbeperking: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang Geheimhoudingsplicht: Alle medewerkers zijn gebonden aan beroepsgeheim Privacy awareness: Medewerkers worden getraind in AVG en privacy Dossiers op slot: Papieren dossiers (indien aanwezig) worden afgesloten bewaard Clean desk policy: Geen persoonsgegevens onbeheerd achterlaten Vernietigingsprotocol: Documenten worden veilig vernietigd (versnipperen)

8.3 Datalek procedure

Mocht er desondanks een datalek plaatsvinden, dan: Onderzoeken wij direct de omvang en impact Nemen wij maatregelen om het lek te stoppen Melden wij het lek binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens (indien vereist) Informeren wij u direct indien het lek waarschijnlijk risico’s met zich meebrengt voor uw rechten en vrijheden

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

9.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of wij persoonsgegevens van u verwerken en, zo ja, om inzage te krijgen in die gegevens en een kopie daarvan te ontvangen. Hoe: Schriftelijk verzoek per e-mail of brief (zie contactgegevens) Termijn: Wij reageren binnen 1 maand

9.2 Recht op correctie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens te laten aanvullen. Hoe: Geef aan welke gegevens gecorrigeerd moeten worden Termijn: Correctie binnen 1 maand

9.3 Recht op verwijdering / recht op vergetelheid (artikel 17 AVG)

In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Let op: Dit recht geldt NIET voor uw medisch dossier. Wij zijn wettelijk verplicht (WGBO) uw dossier 20 jaar te bewaren. Verwijdering is dus pas mogelijk na afloop van deze bewaartermijn. Wel verwijderbaar: Marketingcommunicatie voorkeuren Website contactformulier gegevens (na afhandeling) Afspraakherinneringen (na intrekking toestemming)

9.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U kunt onder bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken (bijv. tijdens onderzoek naar juistheid van gegevens).

9.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Praktisch: Wij kunnen uw dossier exporteren uit Crossuite en aan u of een andere zorgverlener verstrekken.

9.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld: Bezwaar tegen praktijkinformatie e-mails

9.7 Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 AVG)

Indien wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming (bijv. WhatsApp herinneringen), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Hoe: Per e-mail, telefoon of tijdens consult aangeven

9.8 Uitoefenen van uw rechten

Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u contact opnemen via: E-mail: info@osteopraktijk.nl Telefoon: 020 77 99 178 Post: Weesperstraat 104, 1018 DN Amsterdam Wij kunnen u vragen om uw identiteit aan te tonen (kopie ID met BSN afgeschermd).

9.9 Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag Telefoon: 088 – 1805 250 Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Cookies en website gebruik

10.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.

10.2 Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies (noodzakelijk) Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website: Sessie cookies Cookie-voorkeursinstellingen Bewaartermijn: Sessie of maximaal 1 jaar Analytische cookies (Google Analytics) Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Dit helpt ons de website te verbeteren. Gegevens: IP-adres (geanonimiseerd) Paginaweergaven Bezoekersduur Apparaattype en browser Privacy-instellingen Google Analytics: IP-anonimisering is ingeschakeld Gegevens delen met Google is uitgeschakeld Cookie-duur: 26 maanden Meer info: Google Analytics Privacy Policy Social media cookies Op onze website kunnen knoppen aanwezig zijn voor Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter om content te delen. Deze partijen kunnen cookies plaatsen. Let op: Wij hebben geen controle over deze cookies. Zie de privacyverklaringen van deze partijen: Facebook Privacy Instagram Privacy LinkedIn Privacy Twitter Privacy

10.3 Cookies beheren

U kunt cookies weigeren of verwijderen via uw browserinstellingen: Chrome Firefox Safari Edge Let op: Het uitschakelen van cookies kan de functionaliteit van de website beperken.

10.4 Bezoekgegevens

Wij houden algemene bezoekgegevens bij, waaronder: IP-adres Tijdstip van bezoek Bekeken pagina’s Gebruikte browser en apparaat Deze gegevens worden gebruikt voor: Statistieken en analyse Beveiliging van de website Verbetering van gebruikerservaring Bewaartermijn: Maximaal 26 maanden

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van wet- en regelgeving of aanpassing van onze dienstverlening. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Laatste wijziging: 26 maart 2026

12. Contactgegevens en vragen

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op. Osteopraktijk Amsterdam – info@osteopraktijk.nl – Telefoon: 020 77 99 178 Osteopraktijk – Weesperstraat 104, 1018 DN te Amsterdam Osteopraktijk – Schellingwouderdijk 227, 1023 NE te Amsterdam Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).